Satuan Pendidikan : SMK N/S
Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian : Administrasi
Paket Keahlian : Administrasi Perkantoran
Mata Pelajaran : Kearsipan
Materi : Menyusun arsip berdasarkan sistem masalah/subjek
Kelas /Semester : X/Ganjil
Tahun Pelajaran : 2017/2018
Kompetensi Dasar
3.8 Menerapkan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem masalah/subjek
4.8 Menyusun arsip berdasarkan sistem masalah/subjek
Indikator
3.8.1 Menjelaskan pengertian sistem subjek
3.8.2 Menganalisis jenis perlengkapan kearsipan sistem masalah
3.8.3 Menganalisis daftar klasifikasi
3.8.4 Menjelaskan daftar klasifikasi subyek standar
3.8.5 Menjelaskan daftar klasifikasi subyek buatan sendiri
3.8.6 Menjelaskan daftar klasifikasi subyek murni
3.8.7 Menjelaskan daftar klasifikasi subyek berkode
3.8.8 Menjelaskan indeks relatif
3.8.9 Menjelaskan penunjuk silang
3.8.10 Menjelaskan prosedur penyimpanan
4.8.1 Menyusun arsip berdasarkan sistem masalah/subjek
4.8.2 Menuliskan kode penyimpanan pada tab berdasarkan klasifikasi yang telah ditetapkan.
4.8.3 Menempatkan tab pada laci filing cabinet yang telah disediakan.
4.8.4 Menuliskan kode penyimpanan pada hanging map berdasarkan klasifikasi yang telah ditetapkan.
4.8.5 Menempatkan hanging map pada laci filing cabinet urut sesuai kode klasifikasi yang ditetapkan.
4.8.6 Menuliskan identitas arsip pada kartu indeks;
4.8.7 Menyimpan kartu indeks;
4.8.8 Melakukan prosedur penyimpanan arsip atau dokumen sistem subyek.
4.8.9 Menemukan kembali arsip dengan menggunakan maupun tanpa menggunakan kartu indeks.
Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Masalah/Subjek
Sistem pokok masalah ialah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip arsip surat masuk ataupun arsip surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah/perihal dari arsip itu. Bila perihal surat tidak sesuai dengan isi surat maka isi surat bisa dijadikan dasar penyimpanan.
Dan Jika suatu lembaga ingin menyimpan arsipnya yang berdasarkan sistem subyek maka lembaga trsebut harus membuat daftar klasifikasi masalah terlebih dahulu dimana ini harus dibuat oleh orang-orang/pimpinan yang mengetahui seluruh permasalahan lembaga sesuai dengan tugas pokok dan fungsi lembaga tersebut.
Dimana daftar klasifikasi subyek ini sangat cocok bila digunakan pada arsip yang memiliki masalah atau subyek yang banyak dan luas seperti sentral arsip, sedangkan untuk penanangan arsip di unit atau bagian kurang cocok menggunakan sistem ini.
Daftar klasifikasi subyek ada 2 jenis, yakni daftar klasifikasi subyek standard dan daftar klasifikasi subyek buatan sendiri. Untuk daftar klasifikasi subyek buatan sendiri dapat dipahkan menjadi 2 (dua), yaitu daftar klasifikasi subyek murni dan daftar klasifikasi subyek berkode.
Indek relatih adalah suatu daftar yang berisikan istilah-istolah subyek baik yang dimuat dalam daftar klasifikasi subyek maupun tidak, yang disusun secara alfabetis yang berguna untuk memberikan petunjuk kepada pemakai yang akan mencari hubungan sesuatu istilah subyek dengan istilah subyek yang ditunjukkan oleh indeks yang terdapat dalam daftar klasifikasi subyek.
Daftar subyek klasifikasi ada 2, yakni yang tanpa menggunakan kode klasifikasi yang menunjuk kepada istilah subyek saja dan yang menggunakan kode klasifikasi dengan menunjuk kepada istilah subyek yang disertai kode klasifikasi.
Langkah-langkah pembuatan klasifikasi masalah: (1) pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi/lembaga yang bersangkutan; (2) identifikasilah masalah pokok yang sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga; (3) bagilah setiap pokok masalah utama menjadi subpokok masalah utama. Bagilah setiap sub-pokok masalah utama menjadi sub-sub pokok masalah utama; (4) berikan kode (huruf dan/atau angka) pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama, dan sub dari sub pokok masalah utama. (5) Bakukan kode tersebut sebagai kode penyimpanan dan penemuan arsip kembali.
Petunjuk silang adalah alat bantu yang dapat digunakan untuk menemukan suatu dokumen melalui nama lain atau judul atau kata tangkap Prosedur penyimpanan arsip sistem pokok masalah atau subyek dan pelaksanaan selengkapnya terdiri atas langkah-langkah ) memeriksa, (2) mengindeks, (3) mengkode, (4) menyortir, (5) menempatkan.
Dalam pengelolaan arsip dengan sistem pokok masalah, arsip surat masuk dan surat keluar disimpan menjadi satu. Dimana klasifikasi masalah utama, sub-masalah dan sub sub-masalah dilaksanakan berdasar atas kejadian sehair-hari di perusahaan ataupun diinstansi yang bersangkutan. Dan oleh karena itu pengklasifikasian dilakukan oleh orang atau pimpinan yang mengenal betul perusahaan atau instansi itu.